Введення та редагування даних в Excel

В клітинки електронної таблиці можна вводити: числа, текст та формули. Введені дані відображаються в поточній клітинці, а також і у Рядку формул.

Для того щоб ввести потрібні дані в клітинку треба:

  • зробити її поточною (виділити клітинку);
  • увести відповідні дані;
  • натиснути клавішу Enter.

Після введення у клітинку даних і натискання клавіші Enter наступною поточною клітинкою, за замовчуванням, стане сусідня клітинка знизу. Однак, коли необхідно, щоб наступною поточною клітинкою була саме сусідня клітинка з права, треба натискати клавішу Tab. В такому разі, користувач буде заповнювати електрону таблицю «за рядками», а перехід до першої клітинки наступного рядка таблиці відбудеться після натискання клавіші Enter.

Якщо, ви помилково змінили дані у клітинці, або випадково їх ввели не в ту клітинку треба натиснути клавішу Esc. В цьому разі змінені данні відновляться, а раптово введені зникнуть.

Уводити дані також можна і за допомогою Рядка формул. Для цього потрібно зробити необхідну клітинку поточною, далі установити текстовий курсор у Рядок формул і почати вводити дані. Після вводу даних натиснути Enter або Tab.

Введення числових даних.

  1. Від’ємне число ставимо знак мінус -4, або беремо у дужки (4);
  2. Дробове число для відокремлення цілої та дробової частин застосовується кома (48,35) ;
  3. Число з відсотками після числа ставимо знак відсотків (єдиний символ, який допускається при введенні числового значення);
  4. Звичайні дроби потрібно вводити вказуючи: цілу частину, пропуск, дробову частину. Наприклад, так: 5 3/4. Такі дані Excel перетворює у відповідні десяткові дроби (5,75) , які й відображаються в Рядку формул, а в клітинці відображаються введені дробові числа.

Позначення одиниць вимірювання після чисел не вводяться, за винятком стандартних позначень грошових одиниць (€, $, £ та інші), наприклад 4345 €.

Введення часу.

Час складається з 3-х компонентів: години, хвилини, секунди. Компоненти часу відокремлюються один від одного двокрапкою ( : ). Вводити час можна 3-ма компонентами, або 2-ма компонентами (коли секунди непотрібні), однак в рядку формул останні все одно будуть відображатися.

Введення дат.

Дата складається з 3-х компонентів: день, місяць і рік. При введенні дати можна використовувати такі роздільники: дефіс ( – ), слеш ( / ) або точка ( . ).

Мінімальна дата, яку сприймає Excel саме як дату – це 01.01.1900. Дати до 1900 року сприймаються як текст. Кожна дата відповідає цілому позитивному числу:

Саме тому в Excel є можливість виконувати обчислення з датами, тобто можна визначити точну кількість днів між двома датами, або яка дата буде через вказану кількість днів.

Введення тексту.

Ми вже знаємо, що, для введення тексту у клітинку електронної таблиці треба зробити її поточною, далі починати введення, а після натискання клавіш Enter або Tab введення тексту у клітинку завершується.

Однак, бувають випадки, коли треба щоб текст в клітинці розташовувався в декількох рядках. Для перенесення тексту на наступний рядок у клітинці треба натискати комбінацію клавіш Alt + Enter.

Також можна скористатися вбудованою в програму Excel функцією переносу тексту – Wrap Text.

Редагування даних у клітинках.

Редагування даних можна проводити двома способами:

  • безпосередньо в клітинці;
  • за допомогою Рядка формул.

Редагування даних безпосередньо в клітинці – потрібно двічі кликнути на цій клітинці або натиснути клавішу F2. Редагування даних у Рядку формул – потрібно спочатку зробити клітинку поточною, а потім – кликнути на сам Рядок формул.

Якщо в клітинку потрібно ввести інші дані, то можна зробити її поточною і, не видаляючи в ній даних, уводити нові. Попередні дані буде замінено на нові.

Автоматичне заповнення клітинок аркуша даними.

Характерною рисою програми Excel є можливість швидко заповнювати даними клітинки електронної таблиці, тобто вводити дані, що повторюються або мають певну закономірність. Це дозволяє скоротити час на введення даних і уникнути прикрих помилок.

У програмі для різних типів даних вже закладені послідовності зміни:

  • дата – крок в 1 день;
  • час – крок в 1 годину;
  • день тижня – Понеділок … Неділя, Пн … Нед;
  • місяці – Січень … Грудень;
  • текст – копіювання (декілька клітинок – послідовність);
  • число – копіювання (декілька клітинок – арифметична прогресія).

Для введення послідовності даних у діапазон клітинок потрібно:

  • зробити клітинку поточною;
  • ввести у клітинку початкове значення;
  • навести вказівник на маркер заповнення (при цьому вказівник виглядатиме як чорний хрестик + );
  • протягнути за маркер заповнення до потрібної позиції: вгору, вниз, вліво або вправо.

При перетягуванні маркера заповнення вправо або вниз значення збільшується , а вліво або вгору зменшується.

Якщо отримана послідовність значень не влаштовує, то можна її змінити. Справа від останньої заповненої клітинки з’являється смарт-тег – Auto Fill Options (параметри автозаповнення), розкривши який можна вибрати потрібний варіант заповнення даних в діапазонах. Залежно від типу даних в діапазонах, набір команд може відрізнятися:

Прогресії: арифметична та геометрична.

Прогресії – це можливість швидкого заповнення даних з певним кроком, заданим користувачем.

Існує два види прогресій:

  • арифметична;
  • геометрична.

Арифметична прогресія.

Арифметична прогресія – це заповнення даних з постійним кроком, на якій змінюється кожне наступне значення.

Алгоритм дій:

  • у першу комірку ввести початкове значення;
  • у наступну комірку ввести значення з урахуванням кроку;
  • виділити обидві комірки;
  • протягнути за маркер заповнення до потрібного значення.

Геометрична прогресія.

Геометрична прогресія – це послідовність відмінних від нуля чисел, яка виходить в результаті множення кожного наступного значення на одне і те ж число, не рівне нулю.

Алгоритм дій:

  • у першу комірку ввести початкове значення;
  • протягнути за маркер заповнення правою кнопкою миші і вибрати Series (Прогресія);
  • обрати тип прогресії Growth (Геометрична);
  • в полі Step value (Крок) ввести значення кроку геометричної прогресії;
  • за необхідності вказати Stop value (Граничне значення) – значення до якого відбуватиметься заповнення.

Списки: вбудовані і призначені для користувачів.

В програмі є чотири вбудованих списки. Послідовність днів тижня і назви місяців, які можна вводити коротко і повністю:

  • Понеділок, Вівторок, Середа, Четвер, П’ятниця, Субота, Неділя;
  • Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Нд;
  • Січень, Лютий, Березень, Квітень, Травень, Червень, Липень, Серпень, Вересень, Жовтень, Листопад, Грудень;
  • Січ, Лют, Берез, Квіт, Трав, Черв, Лип, Серп, Верес, Жовт, Листоп, Груд.

Ці списки не можна змінити – вони формуються в залежності від регіональних налаштувань. Щоб скористатися вбудованим списком, потрібно в клітинку ввести значення зі списку і за маркер заповнення протягнути до потрібного значення.

Однак, в програмі Excel закладена можливість власноруч для своїх потреб створювати власні послідовності списків.

Для цього потрібно:

  • перейти у вкладку File (Файл) та обрати параметр Option (Опції);
  • в розділі Advanced (Додатково) перейти до групи General (Загальні) та натиснути кнопку Edit Custom Lists (Редагувати користувацькі списки);
  • в області Custom lists (Списки) обрати New list (Новий список);
  • в області List entries (Елементи списку) ввести елементи списку. Для того щоб розділити елементи списку можна використовувати клавішу Enter або кому ( , );
  • після введення усіх елементів списку натиснути на кнопку Add (Додати), новий список буде додано до вже існуючих;
  • закрити усі вікна натискаючи кнопку Ок.

Якщо елементи списку вже знаходяться у клітинках електронної таблиці то вводити їх заново не має сенсу, їх можна просто імпортувати:

  • перейти у вкладку File (Файл) та обрати параметр Option (Опції);
  • в розділі Advanced (Додатково) перейти до групи General (Загальні) та натиснути кнопку Edit Custom Lists (Редагувати користувацькі списки);
  • ставимо вказівник в поле Import list from cells (Імпорт списку із клітинок), виділити потрібні клітинки на аркуші і натиснути кнопку Import (Імпорт);
  • закрити усі вікна натискаючи кнопку Ok.

Некоректне відображення введених даних.

Уведені в клітинки електронної таблиці дані іноді можуть відображатися некоректно. Наприклад, якщо ширина стовпця таблиці замала для відображення введеного числа, то в клітинці замість числа буде відображено #####.

Якщо в клітинці не вміщаються введені текстові дані, то текст накладається на сусідню клітинку. Але це тільки візуальне сприйняття, насправді весь текст міститься тільки в одній клітинці.

Для виправлення таких ситуацій потрібно збільшити ширину стовпця, де містяться введені дані.

Це можна зробити декількома способами:

Для цього слід двічі кликнути на межі стовпця в Рядку імен стовпців, і його ширина збільшиться до потрібного розміру, тобто відбудеться автопідбір ширини стовпця за змістом. Або межу можна перетягнути на потрібну ширину.

Якщо розмір стовпчика повинен бути жорстко фіксованій , його можна точно задати звернувшись до параметру Format (Формат) у розділі Cells (Клітинки) вкладки Home (Головна), де обрати налаштування Column Width (Розмір стовпчику).

Також параметр Format містить налаштування AutoFit Column Width (Автопідбір ширини стовпчика).

Треба зазначити, що такі дії зі стовпчиками актуальні і для рядків електронної таблиці.