Використання вбудованих функцій в Microsoft Excel

Окрім застосування формул для виконання базових математичних обчислень в Microsoft Excel можна використовувати значну бібліотеку вбудованих функцій, які допомагають виконувати інші складні операції з даними.

Для того щоб краще зрозуміти доцільність використання вбудованих функцій давайте розглянемо наступний приклад: в нас є папка, що містить декілька файлів, потрібно розрахувати загальний обсяг файлів в папці,якщо нам відомо обсяг кожного файлу.

Насправді, розв’язати цю задачу можна за допомоги простої формули =C3+D3+E3+F3+G3, але з іншого боку, коли файлів в папці буде значно більше, то використовувати подібну формулу не є раціонально, вона буде дуже громіздкою та незручною для введення. У такому випадку треба скористатися вбудованою в Excel функцією SUM: =SUM(C3:G3).

Функція – це заздалегідь визначена формула, згідно з якою виконуються обчислення за заданими величинами у вказаному порядку.

Функція в Excel має такі параметри: ім’я, аргументи і результат.

Під час запису функції у формулі спочатку вказується її ім’я, а потім у дужках список аргументів через крапку з комою. Аргументами функції можуть бути числа, текст, посилання на клітинки або діапазони, вирази та функції.

Вставлення функції у формулу:

• обрати клітинку для виводу результату;
• натиснути на кнопку Insert Function (Вставлення функції) або Shift+F3;
• у вікні Insert Function (Вставлення функції) зі списку Or select a category (Категорія) обрати потрібну категорію функції, наприклад Math &Tring (Математичні);
• вибрати у списку потрібну функцію, наприклад SUM (СУММ);
• підтвердити вибір обраної функції – натиснути кнопку ОК;
• увести у вікні Function Arguments (Аргументи функції) в поля Number1, Number2 (Число1, Число2) аргументи функції, або ввести в поле для першого аргументу діапазон клітинок;
• натиснути кнопку ОК для виводу результату.

Додатково існують ще два способи вставити функцію у формулу.

Звернутись до вкладки Formulas (Формули), де у розділу Function Library (Бібліотека функцій) зібрані усі вбудовані в Excel функції за категоріями. Розгортаємо список категорії і знаходимо потрібну функцію, вставляєм її у формулу, вказуємо аргументи, знак рівняння додається автоматично.

Якщо користувач знає назву функції, він може одразу почати вводити її ім’я, активується засіб Intellisense (Автозевершення функцій), який виводить усі функції, назви яких починаються з введених користувачем букв. Далі, курсором на клавіатурі виділяємо потрібну функцію і натискаємо клавішу Tab, або робимо подвійний клік на ім’я функції. Excel автоматично завершить ім’я функції і відкриє круглу дужку для початку введення аргументів.

Аргументи функції.

Якщо назва аргументу функції виділена напівжирним, то такий аргумент є обов’язковим для введення і навпаки, якщо назва аргументу не виділена то такий аргумент вказувати непотрібно.

Прості математичні та статистичні формули.

Зауваження:

• функція SUM проігнорує текст і поверне суму лише числових значень.

Зауваження:

• якщо аргумент є посиланням на клітинку або діапазон клітинок, що містять текст або логічні значення, або є посиланням на вільну позицію, то такі значення ігноруються; проте клітинки, які містять нульові значення, враховуються;
• аргументи, які є значеннями помилок або текстом, які не можуть бути перетворені в числа, викликають помилки.

Зауваження:

• враховуються лише аргументи, які є числами, датами або текстовим поданням чисел;
• аргументи, які є значеннями помилок або текстом, який не можна перетворити в числа пропускаються.

Зауваження:

• якщо аргументи не містять чисел, функція МАКС повертає значення 0 (нуль);
• порожні клітинки, логічні значення і текст в масиві або посиланні ігноруються;
• аргументи, які є значеннями помилки або текстами, що не перетворюваними в числа, викликають виникнення помилок.

Зауваження:

• якщо аргументи не містять чисел, функція МИН повертає значення 0 (нуль);
• порожні клітинки, логічні значення і текст в масиві або посиланні ігноруються;
• аргументи, які є значеннями помилки або текстами, що не перетворюваними в числа, викликають виникнення помилок.